”En digital utvecklingsavdelning som jobbar i tvåtakt”

Postad av: SmartSthlm,

Stockholms stad har lagt om it-organisationen för att bättre fånga upp och stötta snabbrörliga och innovativa digitaliseringsprojekt i stadens förvaltningar och bolag. Organisationen har börjat jobba bimodalt. Men vad innebär det egentligen?

Stockholms stads CDO Christer Forsberg Philip jobbade tidigare på konsultfirman Gartner som är upphovsmakare till begreppet bimodalt. Han beskriver arbetssättet som att jobba i två hastigheter samtidigt, eller i två parallella takter (modes).

Det första, mode 1, går ut på det som många it-organisationer traditionellt har varit bra på. Nämligen projekt enligt vattenfallsmodeller och långa processer och cykler för att hålla driften igång. Denna takt jämförs ofta med ett maratonlopp.

Den andra, mode 2, kan mer liknas vid ett sprinterlopp. Här drivs it-projekten i kortare tidslinjer och inte lika fasta ramar.

Christer Forsberg Philip menar att den största fördelen med att jobba i tvåtakt är att it-avdelningen kan tillåta sig att experimentera och ge mer utrymme för innovation:

-  Mode 2 är som gjort för att experimentera, medan mode 1 handlar mer om att exploatera redan kända tekniker och arbetssätt. Vi känner till behov och krav, gör design och implementerar med och i känd teknik, vi vet vad vi ska göra, vi har kontroll. Fördelen med att jobba bimodalt är att det ger oss möjlighet att faktiskt testa på ett helt annat sätt. Vi måste kunna både och, och det handlar om orkestreringen där emellan – det går inte att springa åt två olika håll i två olika takter. Riktningen måste vara utstakad, säger han.

De två takternas arbetssätt skiljer sig åt på flera sätt men den största skillnaden ligger i tidsramarna och projektets omfattning, och båda behövs för att arbeta med digitalisering.

-  Fördelen med mode 2, är att man kan komma fram snabbt medan mode 1 har ett lite längre tidsperspektiv helt enkelt. I och med att tekniken utvecklas otroligt fort just nu så behöver vi som jobbar med digitaliseringen vara snabbfotade, testa gränserna för nya tekniker och produkter. Den stora skillnaden mot tidigare e-tjänstefiering är att digitalisering tillför ytterligare en dimension. Det senare omfattar verksamhetsprocesser, verksamhetsmänniskor och tekniken eller det man kallar IKT. Digitalisering är istället processer, människor, IKT och ”saker” i form av sensorer, smarta maskiner, robotar och liknande.

E-tjänstifieringen kan vi och känner till, men digitaliseringen är relativt omogen, enligt Christer Forsberg Philip.

- Hur vi ska jobba när vi plockar in ”sakerna” och får in enorma mängder data, det vet inte riktigt vi – eller någon annan – än. För att ge oss erfarenheter kring detta skapar vi nu testbäddar, kör pilotprojekt, genomför ”mjuka” och ”hårda” förutsättningsprojekt med mera, säger Christer Forsberg Philip.

Men vad innebär det för den dagliga verksamheten egentligen?

- När det gäller att experimentera (mode 2) måste vi ha tillåtelse att misslyckas. Vilket är helt emot hur vi och många andra organisationer har arbetat tidigare. Vi måste ta medvetna och beräknade risker. Mode 1 handlar mer om att minimera risker. Här ska vi veta vad vi gör. Det betyder att vi inte kan styra projekt som genomförs i mode 1 och mode 2 på samma sätt, berättar han.

Det finns i huvudsak tre variabler att styra it-projekt på: omfattning, tid och resurser samt kvalitet, enligt Christer Forsberg Philip.

- Generellt kan man säga att mode 1, de långsiktiga projekten, ofta har en omfattning som ligger fast, medan tid och resurser är det som ligger rörligt – och ibland även kvalitet – även om man ofta säger annat. Så har det länge sett ut. Om vi ska köra sprintermodet är det istället omfattningen som är den rörliga parametern, medan tid, resurser och kvalitet ligger fast.

Ett exempel på ett maratonprojekt som drivs i Mode 1 kan sägas vara GSIT 2.0 medan ett av många mer experimenterande sprintprojekten i linje med Mode 2 är Grow Smarter-samarbetet med bland annat smart belysning, smarta soptunnor och smarta trafiksignaler, menar Christer Forsberg Philip.

- Vi experimenterar, ser hur det fungerar och samlar erfarenheter. Men på sikt, när vi har lärt oss, måste det överföras till ett mode 1 projekt, där det skalas upp i full skala, säger Christer Forsberg Philip.

I en kommande tredje och avslutande bloggpost om bimodalt arbetssätt berättar Christer Forsberg Philip hur budgetprocessen för digitaliseringsprojekt ser ut när man arbetar bimodalt.  Den första bloggposten i serien hittar du här.

Kategori: Okategoriserade


Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Subscribe to comments